Добавление и организация материалов

База знаний поддерживает файлы, заметки Cherry Studio, локальные каталоги и один веб-адрес. После импорта также нужно проверить статус обработки, основной текст и чанки, а при обновлении материалов — выполнить повторную индексацию.

Критерий завершения — не «файл уже появился в списке», а то, что материал читается, чанки полные и реальные вопросы возвращают правильный источник.

Выберите правильный вход

Выбирайте вход в зависимости от источника материала: для небольшого числа файлов — «Файл», для набора однотипных файлов — «Каталог», для содержимого Cherry Studio — «Заметки», для публичных веб-страниц — «Ссылка».

Вход	Для каких материалов подходит	Связь после импорта	Основные замечания
Файл	PDF, Office, Markdown, текстовые и другие	Сохранить размещённую копию	Не более 20 элементов за один раз
Заметки	Содержимое, уже организованное в Cherry Studio	Снимок содержимого на момент импорта	Последующие изменения исходной заметки не синхронизируются автоматически
Каталог	Набор локальных файлов по одной теме	Создать записи материалов на основе содержимого каталога	Не импортируйте целиком нерелевантные каталоги
Ссылка	Одна публично доступная веб-страница	Сохранить снимок веб-страницы при сканировании	Страницы входа, рендеринг через скрипты или страницы с ограниченным доступом могут быть неполными

Поддерживаются файлы PDF, DOCX, DOC, PPTX, XLSX, XLS, MD, TXT, CSV, HTML и EPUB. Для отсканированных PDF или контента в виде изображений также нужно проверить OCR.

Добавить и принять материалы

1

1. Выберите источник материалов

Откройте базу знаний, нажмите кнопку добавления материалов и выберите «Файл», «Заметка», «Каталог» или «Ссылка».

2

2. Подтвердите выбранное содержимое

Файлы и заметки можно выбирать пакетно; за одну интерактивную операцию можно добавить не более 20 элементов. Если материалов больше, добавляйте их по частям или используйте вход через каталог.

3

3. Обработайте конфликт одинаковых имён

Если новый материал имеет то же имя, что и существующая запись, выберите «Оставить все» или «Заменить». При обновлении регламентов, руководств и снимков заметок обычно выбирают «Заменить».

Выбор «Оставить все» позволит старому и новому содержимому одновременно участвовать в выдаче. Делайте так только если действительно нужно параллельно искать разные версии, и указывайте в названии дату или версию.

4

4. Дождитесь завершения обработки

Материал проходит этапы копирования, чтения, разбиения и индексирования. Если не настроена модель эмбеддингов, векторы не создаются, но индекс по ключевым словам всё равно строится.

После того как материал станет доступен, проверьте основной текст и чанки.

5

5. Проверьте основной текст и чанки

Откройте материал, чтобы посмотреть основной текст, или проверьте чанки через меню строки материала. Особое внимание уделите порядку заголовков, таблицам, OCR-тексту и тому, не были ли ключевые предложения ошибочно разделены.

6

6. Завершите тест выдачи

Проверьте правильный источник и фрагмент с помощью вопроса, на который есть однозначный ответ. После обновления материала также повторно протестируйте тем же набором вопросов.

Итоговая приёмка должна смотреть на источник, полноту фрагмента и порядок ранжирования, а не только на то, возвращается ли результат.

Статус материала и способы обработки

Симптом	Возможная причина	Способ обработки
Долго обрабатывается	Большой файл, парсер или модель недоступны	Проверьте исходный файл, обработку документа и модель эмбеддингов
Отображается ошибка	Сбой при копировании, чтении, разбиении или индексировании	Откройте сообщение об ошибке и устраните проблему на этапе, где произошёл сбой
Основной текст отсутствует или искажён	Не подходит обработчик файла, отсканированный контент не прошёл OCR	Измените способ обработки документа или настройте OCR
В чанке отсутствует ключевое предложение	Неподходящие границы разбиения	После настройки разбиения выполните «Повторную индексацию»
Старые и новые версии совпадают	При выборе для материалов с одинаковым именем использовано «Оставить все»	Удалите старую запись или импортируйте снова и выберите «Заменить»

Повторная индексация и удаление

После изменения настроек разбиения, парсера или эмбеддингов старые записи не будут автоматически использовать новые настройки. Используйте «Повторную индексацию» для отдельного материала или выберите несколько материалов и выполните повторную индексацию.

Удаление записи удаляет размещённую копию и индекс в текущей базе знаний. Это не удаляет исходный файл или исходную заметку, но перед удалением всё же проверьте, является ли база знаний единственной копией.

Описание конфигурации

Параметр конфигурации	Значение по умолчанию в продукте	Рекомендуемая отправная точка	Роль	Сценарий применения	Примечания
Количество за одно добавление	До 20 элементов	Сначала добавьте небольшое число репрезентативных материалов	Контролируйте объём одного импорта	Первичное создание базы или отладка	Перед массовым импортом сначала проверьте парсинг и выдачу
Обработка одинаковых имён	Выберите при конфликте	Для обновляемых материалов предпочтительнее «Заменить»	Определяет, будут ли новые и старые записи сосуществовать	Обновление регламентов, руководств и заметок	«Оставить все» может привести к тому, что старое содержимое будет участвовать в выдаче
Повторная индексация	Выполнить вручную	Выполнить после изменения настроек	Позволяет старым материалам использовать новый парсинг, разбиение или модель	Настройка или исправление материала	После завершения обязательно снова выполните тест выдачи

Кейс пользователя

Сяо Линь каждый месяц обновляет правила командировок. Он импортирует новый файл с тем же именем и выбирает «Заменить», а после завершения обработки выборочно проверяет основной текст и чанки, затем тестирует правила проживания, транспорта и согласования с помощью фиксированных вопросов.

Критерий завершения: старые правила больше не появляются в результатах выдачи, а условия и суммы новых правил стабильно находятся.

Частые вопросы

Если изменить исходную заметку, база знаний обновится автоматически?

Нет. При импорте заметки сохраняется снимок её содержимого на тот момент. После изменений нужно добавить её заново и выбрать «Заменить», либо выполнить «Повторную индексацию» для соответствующего материала.

Почему с веб-страницы захватывается только часть содержимого?

Страницы, требующие входа, зависящие от рендеринга скриптами или имеющие ограничения доступа, могут не захватываться полностью. Можно сохранить основной текст в файл или заметку и затем импортировать их.

Удаление записи базы знаний удаляет исходный файл?

Нет, исходный файл или исходная заметка не удаляются, но размещённая копия и индекс в базе знаний удаляются.

Продолжить чтение

Парсинг документов и OCR

Работа с отсутствующим основным текстом, искажениями и отсканированным содержимым.

Проверка материалов и извлечения

Проверьте качество поиска с помощью фиксированных вопросов.

Данные, конфиденциальность и обслуживание

Изучите границы резервного копирования, удаления и сервиса.