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# 添加与整理资料

知识库支持文件、Cherry Studio 笔记、本地目录和单个网页地址。导入后还要检查处理状态、正文和 Chunks，并在资料更新时重新索引。

{% hint style="info" %}
完成标准不是“文件已经出现在列表里”，而是资料可以读取、Chunks 完整，并且真实问题能召回正确来源。
{% endhint %}

## 选择正确入口

<figure><img src="/files/ofn493hu7lqCWIkEERha" alt="知识库中的文件、笔记、目录和链接四种资料入口"><figcaption><p>按资料来源选择入口：少量文件用【文件】，同类文件集合用【目录】，Cherry Studio 内容用【笔记】，公开网页用【链接】。</p></figcaption></figure>

| 入口 | 适合什么资料                  | 导入后的关系      | 主要注意事项             |
| -- | ----------------------- | ----------- | ------------------ |
| 文件 | PDF、Office、Markdown、文本等 | 保存托管副本      | 单次最多选择 20 项        |
| 笔记 | Cherry Studio 中已经整理的内容  | 导入当时的内容快照   | 原笔记后续修改不会自动同步      |
| 目录 | 同一主题下的一批本地文件            | 按目录内容建立资料条目 | 不要把无关目录整体导入        |
| 链接 | 单个可以公开访问的网页             | 保存抓取时的网页快照  | 登录页、脚本渲染或受限网页可能不完整 |

{% hint style="warning" %}
支持的文件包括 PDF、DOCX、DOC、PPTX、XLSX、XLS、MD、TXT、CSV、HTML 和 EPUB。扫描版 PDF 或图片型内容还需要检查 OCR。
{% endhint %}

## 添加并验收资料

{% stepper %}
{% step %}

### 1. 选择资料来源

打开知识库，点击添加资料按钮，选择【文件】、【笔记】、【目录】或【链接】。
{% endstep %}

{% step %}

### 2. 确认选中的内容

文件和笔记可以批量选择；单次交互式添加最多 20 项。资料更多时分批添加，或使用目录入口。
{% endstep %}

{% step %}

### 3. 处理同名冲突

新资料与现有条目同名时，选择【全部保留】或【替换】。更新制度、手册和笔记快照时通常选择【替换】。

{% hint style="warning" %}
选择【全部保留】会让新旧内容同时参与召回。只有确实需要并行查询不同版本时才这样做，并在名称中标明日期或版本。
{% endhint %}
{% endstep %}

{% step %}

### 4. 等待处理完成

资料会经过复制、读取、切分和索引等阶段。没有配置嵌入模型时不会建立向量，但仍会建立关键词索引。

<figure><img src="/files/A77zqRcaciVvropQOf9v" alt="包含多条已处理资料的员工差旅制度知识库"><figcaption><p>资料进入可用状态后，再抽查正文和 Chunks。</p></figcaption></figure>
{% endstep %}

{% step %}

### 5. 抽查正文和 Chunks

打开资料查看正文，或从资料行菜单查看 Chunks。重点检查标题顺序、表格、OCR 文字和关键句是否被错误拆开。
{% endstep %}

{% step %}

### 6. 完成召回测试

用一个答案明确的问题检查正确来源和片段。资料更新后，也要使用同一组问题重新测试。

<figure><img src="/files/25jlZBPzYcIUwWY6ejxn" alt="召回测试中的来源、相关度、片段内容和排序"><figcaption><p>最终验收要看来源、片段完整度和排序，不只看是否返回结果。</p></figcaption></figure>
{% endstep %}
{% endstepper %}

## 资料状态与处理方法

| 现象          | 可能原因               | 处理方法               |
| ----------- | ------------------ | ------------------ |
| 长时间处理中      | 文件较大、解析器或模型不可用     | 检查原文件、文档处理和嵌入模型    |
| 显示错误        | 复制、读取、切分或索引失败      | 打开错误信息，按失败阶段处理     |
| 正文缺失或乱码     | 文件处理器不适配、扫描内容未 OCR | 更换文档处理方式或配置 OCR    |
| Chunk 缺少关键句 | 分块边界不合适            | 调整分块后执行【重新索引】      |
| 新旧版本同时命中    | 同名资料选择了【全部保留】      | 删除旧条目，或重新导入并选择【替换】 |

## 重新索引与删除

切分、解析器或嵌入设置改变后，旧条目不会自动套用新设置。对单条资料使用【重新索引】，或批量选择资料后重新索引。

{% hint style="danger" %}
删除条目会移除当前知识库中的托管副本和索引。它不会删除原始文件或原笔记，但删除前仍要确认知识库中是否有唯一副本。
{% endhint %}

## 配置说明

| 配置项    | 产品默认值   | 建议起点       | 作用              | 适用场景       | 注意事项             |
| ------ | ------- | ---------- | --------------- | ---------- | ---------------- |
| 单次添加数量 | 最多 20 项 | 先添加少量代表性资料 | 控制一次导入规模        | 第一次建库或排错   | 大批量导入前先验证解析和召回   |
| 同名处理   | 发生冲突时选择 | 更新资料优先【替换】 | 决定新旧条目是否并存      | 制度、手册、笔记更新 | 【全部保留】可能让旧内容参与召回 |
| 重新索引   | 手动执行    | 设置变化后执行    | 让旧资料使用新解析、分块或模型 | 调优或修复资料    | 完成后必须重新做召回测试     |

## 用户案例

小林每月更新差旅制度。他把新文件以相同名称导入，并选择【替换】，等资料处理完成后抽查正文和 Chunks，再用固定问题测试住宿、交通和审批规则。

完成标准是：旧规则不再出现在召回结果中，新规则的条件和金额能够稳定命中。

## 常见问题

<details>

<summary>修改原笔记后，知识库会自动更新吗？</summary>

不会。笔记导入的是当时内容的快照。修改后需要重新添加并选择【替换】，或对对应资料执行【重新索引】。

</details>

<details>

<summary>网页为什么只抓到部分内容？</summary>

需要登录、依赖脚本渲染或存在访问限制的网页可能无法完整抓取。可以改用文件或笔记保存正文后再导入。

</details>

<details>

<summary>删除知识库条目会删除原文件吗？</summary>

不会删除原始文件或原笔记，但会移除知识库中的托管副本和索引。

</details>

## 继续阅读

<table data-view="cards"><thead><tr><th></th><th></th><th data-hidden data-card-target data-type="content-ref"></th></tr></thead><tbody><tr><td><strong>文档解析与 OCR</strong></td><td>处理正文缺失、乱码和扫描内容。</td><td><a href="/pages/OUokG6l8WDpchzKVc8GN">/pages/OUokG6l8WDpchzKVc8GN</a></td></tr><tr><td><strong>检查资料与召回</strong></td><td>用固定问题验收检索质量。</td><td><a href="/pages/2UnkjUdpXro2JxR2fSG2">/pages/2UnkjUdpXro2JxR2fSG2</a></td></tr><tr><td><strong>数据、隐私与维护</strong></td><td>了解备份、删除和服务边界。</td><td><a href="/pages/Nr2zGl3eCdTnYon9h4Cq">/pages/Nr2zGl3eCdTnYon9h4Cq</a></td></tr></tbody></table>


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# Agent Instructions
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