Данные, конфиденциальность и обслуживание

База знаний будет хранить управляемые копии импортированных материалов, распознанный текст, фрагменты (chunks) и индекс для поиска. Будут ли данные покидать локальный компьютер, зависит от того, какие сервисы выбраны для этапов анализа, OCR, эмбеддингов, переранжирования и чата.

То, что исходный файл остаётся локально, не означает, что весь процесс базы знаний работает офлайн. Если хотя бы один этап обработки использует облачный сервис, туда могут отправляться файлы, фрагменты или запросы, необходимые для выполнения задачи.

Что сохраняется после импорта

Содержимое	Назначение	Способ обновления
Копии файлов из файлов или каталогов	Чтобы база знаний могла продолжать обработку и отображение	Повторно добавить или заменить после обновления исходного файла
Снимки веб-страниц и заметок	Сохраняется содержимое на момент импорта	Повторный импорт после обновления источника
Распознанный текст и chunks	Предпросмотр и поиск	Повторная индексация после смены обработчика или разбиения на фрагменты
Ключевой словарный индекс BM25	Точный поиск по словам	Перестраивается при повторной индексации
Векторный индекс	Семантический поиск	Генерируется или перестраивается после настройки или замены модели эмбеддингов

Элементы в списке материалов — это объекты, которые база знаний хранит и индексирует, а не живое синхронизированное представление исходного каталога.

Какие границы может проходить один запрос

Узлы анализа, векторов, переранжирования и ответа на схеме могут использовать локальные или облачные сервисы; чтобы определить границы данных, нужно проверять их по отдельности.

Выбранная возможность	Что может быть получено
Облачный обработчик документов	Содержимое файла для анализа
Облачная модель эмбеддингов	Фрагменты материалов и поисковые запросы
Облачная модель переранжирования	Запросы и кандидатные фрагменты
Облачная чат-модель	Вопрос, контекст диалога и найденные фрагменты
Соответствующая локальная возможность	Выполнить соответствующую обработку на этом компьютере

API-ключи, внутренние документы и журналы с персональными данными не должны попадать в публичные скриншоты или обратную связь. Перед удалением или публикацией замаскируйте чувствительные данные.

Провести полную проверку обслуживания

1

1. Зафиксировать текущую конфигурацию

Запишите название базы знаний, обработчик файлов, OCR, модель эмбеддингов, модель переранжирования и ключевые настройки разбиения на фрагменты. После миграции используйте их для проверки среды.

2

2. Очистить дубликаты и старые версии

Для одного и того же регламента оставляйте только текущую версию; если нужен исторический аудит, явно указывайте год или версию в названии, чтобы они не конкурировали при поиске.

3

3. Проверить аномальные записи

Обработайте материалы со статусом [Ошибка] или долго находящиеся в [Обработке], выборочно проверьте текст и chunks. Если индексация не завершилась из-за прерывания приложения, выполните [Повторную индексацию].

4

4. Создать подходящую резервную копию

Откройте [Настройки] → [Данные]. Используйте полную резервную копию, включающую файлы данных базы знаний, когда переносите устройство или готовитесь удалить материалы.

5

5. Восстановить и принять в целевой среде

Не ограничивайтесь подтверждением завершения восстановления. Проверьте записи базы знаний, текст, chunks и запустите фиксированные вопросы для проверки поиска.

6

6. Сохранить базовый вариант для отката

Сначала проверяйте новые обработчики или модели на небольшом объёме материалов, затем переиндексируйте партиями. Не удаляйте последнюю полную резервную копию, пока не убедитесь, что новые результаты стабильны.

Полная и сокращённая резервные копии

Способ резервного копирования	Содержимое	Сценарий применения	Ограничения
Полная резервная копия	Файлы данных, такие как чаты, настройки и базы знаний	Перенос устройства, защита перед удалением, полное восстановление	Файл большой, занимает больше времени
Сокращённая резервная копия	В основном история чатов и настройки, без файлов данных вроде изображений и баз знаний	Быстро сохраняет часто используемые настройки и чаты	Нельзя восстановить полную базу знаний отдельно

Сокращённая резервная копия не даёт гарантии восстановления перед удалением базы знаний. Для важных переносов сохраняйте как минимум одну полную резервную копию и на целевой среде обязательно выполняйте реальные тесты поиска.

Как обрабатывать обновления и удаление

Обновление содержимого источника

1. Повторно добавить материалы с тем же именем.
2. Если нужно перезаписать старую версию, выберите [Заменить]; выбирайте [Оставить всё] только если действительно нужно хранить вместе.
3. Дождитесь, пока материалы станут готовы.
4. Выборочно проверьте текст и chunks.
5. Запустите фиксированные контрольные вопросы для поиска.

Обновление настроек обработки

Если меняются только обработчик, OCR, разбиение на фрагменты или настройки модели, выполните для существующих записей [Повторную индексацию]. Само изменение конфигурации не пересоздаёт автоматически старые материалы.

Удаление материалов или базы знаний

Удаление убирает содержимое и индекс, хранящиеся в базе знаний, но не удаляет файлы в исходном пути или исходные заметки. Перед операцией убедитесь, что исходный источник ещё доступен, полная резервная копия есть, и проверьте, не привязан ли ещё какой-либо агент к этой базе знаний.

Описание конфигурации

Пункт	Рекомендуемая отправная точка	Способ проверки	Риск
Версия материала	Для одной и той же цели оставляйте только текущую версию	Фиксированные вопросы попадают только в правильную версию	Смешивание старых и новых правил
Облачные сервисы	Поочерёдно проверяйте по уровню чувствительности	Проверьте настройки обработчика и модели	Документы или фрагменты отправляются во внешние сервисы
Резервное копирование	Создайте полную резервную копию перед крупными изменениями	После восстановления проверьте записи и поиск	В сокращённой резервной копии отсутствуют файлы базы знаний
Повторная индексация	Обрабатывайте репрезентативные материалы партиями	Сравнивайте один и тот же набор вопросов до и после	Полная перестройка за один раз лишает вас рабочего базового варианта

Кейс пользователя

Сяо Линь собирается перенести базу правил команды на новый компьютер. Сначала он записывает настройки обработчика и моделей, создаёт полную резервную копию, после восстановления на новом компьютере проверяет текст и chunks трёх материалов и повторяет прежние пять контрольных вопросов для поиска. Только после того, как всё проходит, он очищает старую среду.

Критерий завершения: количество и названия материалов совпадают, ключевые вопросы по-прежнему попадают в тот же источник, и команда подтверждает, что все облачные сервисы соответствуют требованиям к данным.

Чек-лист полностью офлайн-проверки

• Разбор документов и OCR используют системные, локальные или самохостинговые возможности.
• Модель эмбеддингов работает на этом компьютере.
• Не используется облачное переранжирование, либо применяется локальная возможность переранжирования.
• Диалоги и агенты используют локальную чат-модель.
• Не включены MCP, веб-поиск или каналы, которые отправляют содержимое во внешние системы.

Частые вопросы

Если изменить исходный файл, база знаний обновится автоматически?

Нет. Файлы, веб-страницы и заметки становятся материалами на основе содержимого на момент импорта. Повторно добавьте и замените их или выполните повторную индексацию при необходимости.

Если использовать локальную модель эмбеддингов, всё будет полностью офлайн?

Не обязательно. Если любой из этапов — разбор, OCR, переранжирование или чат — использует облачный сервис, туда может отправляться содержимое, необходимое для выполнения задачи.

Можно ли восстановить базу знаний из сокращённой резервной копии?

Полный файл базы знаний восстановить нельзя. Перед переносом или удалением используйте полную резервную копию и после восстановления обязательно проверьте материалы и поиск на практике.

Продолжить чтение

Парсинг документов и OCR

Понять различия между локальными и облачными обработчиками.

Добавление и упорядочивание материалов

Заменить источник и управлять версиями материалов.

Частые вопросы

Быстро находить проблему по уровню сбоя.