データ、プライバシーとメンテナンス

ナレッジベースは、取り込んだ資料のホスト済みコピー、解析済みテキスト、チャンク、および検索インデックスを保存します。データがローカル端末を離れるかどうかは、解析、OCR、埋め込み、再ランキング、チャットの各工程で選択したサービスによって決まります。

元ファイルがローカルに残っていても、ナレッジベース全体の処理がオフラインであるとは限りません。いずれか1つの処理工程でクラウドサービスを使うだけで、タスク完了に必要なファイル、断片、またはクエリが送信される可能性があります。

取り込み後に保存されるもの

内容	用途	更新方法
ファイルまたはディレクトリ内のファイルのコピー	ナレッジベースが引き続き処理し、表示するため	元ファイルが更新された後に再追加または置換
Webページとノートのスナップショット	取り込み時の内容を保持	元のソース更新後に再取り込み
解析本文とチャンク	プレビューと検索	処理器または分割を変更した後に再インデックス
BM25 キーワードインデックス	正確な語句検索	再インデックス時に再構築
ベクトルインデックス	意味検索	埋め込みモデルを設定または変更した後に生成または再構築

資料リスト内の項目は、ナレッジベースがホストしインデックス化した対象であり、元ディレクトリのリアルタイム同期ビューではありません。

1回のクエリがどの境界を通過する可能性があるか

図中の解析、ベクトル、再ランキング、回答の各ノードは、ローカルまたはクラウドサービスを選択できる場合があります。データ境界を確定するには、項目ごとに確認が必要です。

選択した機能	受け取る可能性のある内容
クラウド文書処理器	解析用のファイル内容
クラウド埋め込みモデル	資料の断片と検索クエリ
クラウド再ランキングモデル	クエリと候補断片
クラウドチャットモデル	質問、会話コンテキスト、回収された断片
ローカル対応機能	該当処理を端末上で完了する

APIキー、内部文書、個人情報を含むログは、公開スクリーンショットやフィードバックに含めるべきではありません。削除または共有する前にマスキングしてください。

完全なメンテナンス点検を行う

1

1. 現在の設定を記録する

ナレッジベース名、ファイル処理器、OCR、埋め込みモデル、再ランキングモデル、主要な分割設定を記録します。移行後にそれらで環境を照合します。

2

2. 重複と旧バージョンを整理する

同じ制度は現在版のみを残します。履歴監査が必要な場合は、タイトルに年や版を明記して、検索時に競合しないようにします。

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3. 異常項目を確認する

【エラー】や長時間【処理中】の資料を処理し、本文とチャンクを抜き取り確認します。アプリの中断でインデックス作成が完了しなかった場合は、【再インデックス】を実行します。

4

4. 適切なバックアップを作成する

【設定】→【データ】を開きます。端末移行や資料削除の準備時には、ナレッジベースのデータファイルを含む完全バックアップを使用します。

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5. 目的環境で復元し、検証する

復元完了だけを確認しないでください。ナレッジベースの項目、本文、チャンクを確認し、固定の回収テスト質問を実行します。

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6. ロールバック可能な基準を保持する

新しい処理器やモデルは、まず少量の資料で検証し、その後段階的に再インデックスします。新しい結果が安定するまでは、直近の完全バックアップを削除しないでください。

完全バックアップと簡易バックアップ

バックアップ方式	含まれる内容	適用場面	制限
完全バックアップ	チャット、設定、ナレッジベースなどのデータファイル	端末移行、削除前保護、完全復元	ファイルが大きく、時間がかかる
軽量バックアップ	主にチャット履歴と設定。画像、ナレッジベースなどのデータファイルは除外	よく使う設定とチャットを素早く保持	完全なナレッジベースは個別に復元できない

簡易バックアップは、ナレッジベース削除前の復元保証にはなりません。重要な移行では少なくとも1つの完全バックアップを保持し、目的環境で実際に回収テストを完了してください。

更新と削除の扱い

ソース内容の更新

1. 同名の資料を再追加する。
2. 古い版を上書きする場合は【置換】を選びます。実際に並存させる必要がある場合のみ【すべて保持】を選びます。
3. 資料が準備完了になるのを待ちます。
4. 本文とチャンクを抜き取り確認します。
5. 固定の回収回帰テストを実行します。

処理設定の更新

処理器、OCR、分割、またはモデル設定のみを変更した場合、既存項目に対して【再インデックス】を実行します。設定を変更しただけでは、旧資料は自動では再処理されません。

資料またはナレッジベースの削除

削除するとナレッジベースがホストしている内容とインデックスは消えますが、元パス内のファイルや元ノートは削除されません。操作前に、元のソースがまだ見つかること、完全バックアップが利用可能であること、そしてそのナレッジベースにバインドされたAgentがまだいないかを確認してください。

設定の説明

項目	推奨の出発点	検証方法	リスク
資料バージョン	同じ用途では現在版のみを残す	固定質問が正しい版のみにヒットする	新旧ルールの混在
クラウドサービス	機密度に応じて項目ごとに確認する	処理器とモデルの設定を確認する	文書または断片が外部サービスに送信される
バックアップ	大きな変更の前に完全バックアップを作成する	復元後に項目と回収を確認する	簡易バックアップにはナレッジベースのファイルが含まれない
再インデックス	代表的な資料を段階的に処理する	同じ質問セットで前後を比較する	一括再構築では利用可能な基準を失う

ユーザー事例

小林さんは、チームの規程ライブラリを新しいPCへ移行しようとしています。彼はまず処理器とモデルの設定を記録し、完全バックアップを作成し、新しいPCで復元した後、3件の資料の本文とチャンクを確認し、元の5つの回収質問をもう一度実行しました。すべて合格した後で、彼は旧環境を整理しました。

完了条件は、資料数とタイトルが一致し、重要な質問が同じソースに引き続きヒットし、さらにチームがすべてのクラウドサービスがデータ要件を満たしていると確認することです。

完全オフライン確認リスト

• 文書解析とOCRは、システム、本地、またはセルフホストの機能を使用する。
• 埋め込みモデルはローカルで実行する。
• クラウド再ランキングは使用しない、またはローカル再ランキング機能を使用する。
• 会話とAgentはローカルチャットモデルを使用する。
• 内容を外部システムに送信するMCP、Web検索、またはチャネルは有効化しない。

よくある質問

元ファイルを変更すると、ナレッジベースは自動更新されますか？

いいえ。ファイル、Webページ、ノートはすべて、取り込み時の内容で資料として作成されます。再追加して置き換えるか、必要に応じて再インデックスしてください。

ローカル埋め込みモデルを使えば完全にオフラインですか？

必ずしもそうではありません。解析、OCR、再ランキング、チャットのいずれかの工程でクラウドサービスを使用すると、タスク完了に必要な内容が送信される可能性があります。

簡易バックアップでナレッジベースを復元できますか？

完全なナレッジベースファイルは復元できません。移行や削除の前には完全バックアップを使用し、復元後に実際に資料と回収を検証してください。

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ローカルとクラウドの処理器の違いを理解する。

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